Onboarding é o processo de integração de novos funcionários em uma empresa, que vela o novo colaborador a se familiarizarem com a cultura, políticas, e procedimentos da organização, além de prepará-lo para suas funções específicas. Este processo pode incluir treinamentos, orientação, e acompanhamento durante os primeiros dias ou semanas do novo colaborador na empresa.
Segundo uma pesquisa da Gallup, apenas 12% dos funcionários consideram que sua empresa fez um bom trabalho de onboarding na integração, o que revela uma necessidade de aprimorar frequentemente o processo de integração de novos funcionários.
Vem com a Benê para entender melhor como aprimorar o seu Onboarding de funcionários. Confira as informações abaixo!
Como Surgiu o Onboarding?
O conceito de onboarding surgiu da necessidade de aumentar a eficiência e a retenção de novos funcionários. Com o passar do tempo, as empresas perceberam que um processo estruturado de integração ajudava a reduzir a rotatividade e melhorar o desempenho dos colaboradores. O onboarding moderno evoluiu para incluir não apenas treinamento técnico, mas também aspectos culturais e sociais, visando uma integração mais completa e eficaz.
Qual a importância do Onboarding para a retenção de talentos?
Do ponto de vista do funcionário, o onboarding é uma jornada cheia de novas experiências: o primeiro dia de trabalho, o primeiro contato com o gerente e os colegas, os primeiros projetos e tarefas, e as primeiras oportunidades de mostrar seus talentos à organização.
Do ponto de vista do empregador, a integração é o momento perfeito para cumprir o EVP (Proposta de Valor ao Empregado) e outras promessas feitas durante as fases de recrutamento e seleção, suprindo as expectativas geradas e motivando o novo colaborador a querer ser, intencionalmente, parte da empresa no dia a dia, engajando-se profundamente com a missão e valor entregue pela empresa ao seu cliente final.
O que Deve Ser Incluído no Onboarding de Novos Funcionários?
Para garantir um onboarding eficiente e acolhedor, é importante incluir os seguintes elementos:
Boas-Vindas e Introdução à Empresa
- Apresentação da missão, visão e valores da empresa.
- Visão geral da história da empresa e marcos importantes.
- Apresentação dos principais líderes e colegas de trabalho.
Treinamento e Desenvolvimento
- Sessões de treinamento sobre as principais ferramentas e sistemas utilizados.
- Treinamentos específicos para a função desempenhada pelo novo colaborador.
- Acesso a recursos de aprendizado contínuo.
Orientação sobre Políticas e Procedimentos
- Explicação das políticas da empresa, incluindo código de conduta, segurança e regulamentos internos.
- Orientação sobre procedimentos operacionais padrão e expectativas de desempenho.
Integração Social
- Atividades de team building e encontros sociais para facilitar a integração com a equipe.
- Designação de um profissional mais velho da casa para orientar o novo funcionário.
Recursos Necessários para Realizar Tarefas
- Fornecimento de ferramentas e equipamentos necessários para o trabalho.
- Instruções claras sobre como acessar e utilizar os sistemas da empresa.
- Contatos e suporte técnico para resolver possíveis problemas.
Apresentação dos Benefícios Oferecidos pela Empresa
- Apresentação detalhada dos benefícios disponíveis, como planos de saúde, vale-alimentação, programas de bem-estar e descontos.
- Explicação sobre como acessar e utilizar esses benefícios.
- Demonstração de como os benefícios contribuem para o bem-estar e a qualidade de vida dos funcionários.
Quais os Benefícios de Ter um Processo de Integração de Colaboradores Eficiente?
Um processo de onboarding bem estruturado oferece diversos benefícios para a empresa e para os novos funcionários:
- Aumento da Retenção de Talentos
Funcionários que se sentem acolhidos e bem-preparados têm mais chances de permanecer na empresa a longo prazo.
- Maior Produtividade
Com um onboarding eficaz, os novos colaboradores entendem seu papel na empresa e se sentem mais motivados para contribuir com os objetivos da empresa.
- Melhor Integração Cultural
Um bom onboarding ajuda os funcionários a entenderem e se alinharem com a cultura e os valores da empresa, promovendo um ambiente de trabalho coeso e harmonioso.
- Redução de Custos com Rotatividade
Ao reduzir a rotatividade, a empresa economiza em custos de recrutamento e treinamento de novos funcionários. Segundo Society for Human Resource Management (SHRM), a rotatividade de funcionários pode chegar a cerca de 50% nos primeiros 18 meses de emprego e nessa pesquisa, a organização estima que o custo para encontrar substitutos chega a ser de seis a nove meses do salário de um funcionário.
5. Clareza nas Tarefas e Responsabilidades
Informar claramente os novos contratados sobre suas responsabilidades e como realizar suas tarefas ajuda a evitar mal-entendidos e aumenta a eficiência.
Qual a Diferença entre Onboarding, Crossboarding e Offboarding?
Onboarding
Onboarding é o processo de integração de novos funcionários, preparando-os para suas funções e familiarizando-os com a cultura e as políticas da empresa.
Crossboarding
Crossboarding é o processo de realocação de funcionários existentes para novas funções ou departamentos dentro da mesma empresa. Esse processo ajuda a garantir que a transição seja suave e que o colaborador tenha o suporte necessário para desempenhar bem em sua nova função.
Offboarding
Offboarding é o processo de saída de um funcionário da empresa, seja por demissão, aposentadoria ou transferência para outra empresa. Esse processo deve incluir a transferência de conhecimento, devolução de equipamentos, e condução de entrevistas de desligamento para entender os motivos da saída e identificar áreas de melhoria.
Como Fazer o Onboarding de Novos Funcionários?
Preparação Antes do Primeiro Dia
- Enviar informações de boas-vindas e detalhes do primeiro dia.
- Garantir que todas as ferramentas e equipamentos estejam prontos.
- Designar um mentor ou “buddy” para acompanhar o novo colaborador.
Primeiro Dia de Trabalho
- Receber o novo funcionário e apresentar a equipe.
- Fornecer um tour pelas instalações da empresa.
- Realizar uma sessão de orientação inicial sobre a empresa.
Primeira Semana
- Iniciar treinamentos específicos para a função.
- Realizar reuniões de check-in diárias para resolver dúvidas e acompanhar o progresso.
- Promover atividades de integração social com a equipe.
Primeiro Mês
- Continuar o treinamento e desenvolvimento com base nas necessidades do funcionário.
- Realizar avaliações periódicas para fornecer feedback e ajustar o plano de integração.
- Estabelecer metas de curto prazo para o novo colaborador.
Primeiros Três Meses
- Manter reuniões regulares para discutir o progresso e oferecer suporte.
- Ajustar o plano de integração conforme necessário.
- Realizar uma avaliação formal no final do período de três meses para revisar o desempenho e definir objetivos futuros.
Erros Comuns no Processo de Onboarding
Falta de Planejamento
Não ter um plano de onboarding estruturado pode levar a uma integração desorganizada e ineficaz.
Comunicação Ineficiente
Falta de comunicação clara e transparente sobre expectativas, responsabilidades e procedimentos pode criar confusão e frustração.
Treinamento Inadequado
Oferecer treinamentos insuficientes ou não específicos para a função do novo colaborador pode comprometer seu desempenho inicial.
Falha na integração
Não promover a integração social do novo funcionário pode levar a um sentimento de isolamento e desengajamento.
Falta de Acompanhamento
Não realizar check-ins regulares para acompanhar o progresso e resolver dúvidas pode prejudicar a adaptação do novo colaborador.
Não Destacar os Benefícios promovidos pela empresa
É essencial comunicar claramente os benefícios que a empresa proporciona para o colaborador, visando qualidade de vida, bônus, recompensas e reconhecimento por resultados, para garantir que os novos colaboradores entendam sua importância e estejam engajados em bater suas metas e alcançar novos resultados.
Tenha objetivos claros de onboarding
Os objetivos da integração são para o primeiro mês são:
- Conhecer as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho.
- Estar alinhado e confortável com a cultura da empresa.
- Conhecer detalhadamente o produto ou serviço oferecido.
- Cumprir uma meta ou concluir um pequeno projeto estabelecido para os primeiros 30 dias sem dificuldades.
Exemplos de Onboarding de grandes empresas
Após entender os modelos de onboarding enxuto e de imersão, é hora de conhecer alguns exemplos práticos que podem servir de inspiração para a sua empresa. Confira:
A Google, uma das empresas mais renomadas do mundo, tem uma estratégia de onboarding bem desenvolvida e envolvente. Suas práticas incluem:
- Discussões detalhadas sobre responsabilidades na empresa.
- Atribuição de um funcionário guia para o novo colaborador.
- Facilitação da socialização do novo contratado com a equipe.
- Seguir um checklist rigorosa para garantir que todas as etapas do onboarding sejam cumpridas.
- Incentivar o novo funcionário a se comunicar livremente com seus superiores.
O gerente recebe esse checklist apenas 24 horas antes da chegada do novo colaborador, garantindo que ele esteja preparado e focado na missão de integração. O novo contratado passa duas semanas em preparação antes de começar a trabalhar efetivamente, o que proporciona tempo para uma avaliação completa.
O LinkedIn, a maior rede social profissional do mundo, adota uma abordagem de onboarding informal e acolhedora. No primeiro dia, o novo funcionário encontra em sua mesa uma mochila cheia de presentes, conhecida como kit onboarding.
Este kit inclui um caderno, o livro “Comece por Você” escrito pelo fundador da plataforma, e outros itens específicos para a área de atuação do novo colaborador, garantindo que nenhuma mochila seja igual à outra. Um cartão escrito “YOU’RE (IN)” faz um trocadilho com o logo da rede, diferenciando o LinkedIn de outras empresas com uma abordagem mais leve e divertida, sem deixar de lado as etapas burocráticas necessárias.
Apple
A Apple, gigante da tecnologia, também se destaca com seu impressionante processo de onboarding. Novos funcionários recebem, logo na chegada, seus equipamentos pessoais, incluindo um iMac, além de um kit onboarding com itens personalizados como uma camiseta com o ano de início na empresa. Essa prática ajuda a criar um vínculo imediato entre o colaborador e a organização.
O Facebook, outra gigante do setor, implementa um processo de onboarding que envolve um campo de treinamento de seis semanas para os novos funcionários. Durante esse período, eles aprendem sobre suas funções e sobre a empresa como um todo. O Facebook evita palestras longas e tediosas, preferindo ensinar na prática o uso das ferramentas e as atribuições específicas de cada função, otimizando assim o tempo de integração.
Adaptando Exemplos de Onboarding para Sua Empresa
Com esses exemplos inspiradores, você pode adaptar práticas de onboarding para sua própria empresa. Existem diversas formas de integrar novos funcionários, e cabe a cada organização definir seu foco e abordagem para garantir que os colaboradores se sintam bem-vindos e valorizados.
Precisa de ajuda para implementar o onboarding na sua empresa?
Implementar um processo de onboarding bem-estruturado é essencial para garantir a integração bem-sucedida de novos funcionários. Evitar erros comuns e comunicar claramente os benefícios do programa de onboarding são passos importantíssimos para construir um ambiente de trabalho saudável e eficaz.
Conte com a Benê para ajudar você a otimizar o onboarding dos benefícios dos seus colaboradores. Oferecemos materiais educativos, tutoriais de uso, peças de divulgação e muito mais para garantir que seus funcionários entendam e aproveitem ao máximo os benefícios oferecidos pela sua empresa.
