Desde 2014, os processos para registros de dados trabalhistas passaram a ser menos burocráticos. O responsável por essa mudança é o Portal eSocial, sistema que une diversas bases de dados, como a da Caixa Econômica Federal e da Previdência Social.
Se você já acompanha o blog da Benê há mais tempo, lembra que citamos o eSocial em outro artigo, quando explicamos tudo sobre a Carteira de Trabalho Digital (ou CTPS Digital).
Neste artigo, organizamos as principais informações sobre como fazer admissão no eSocial. Se preferir, você pode navegar pelo artigo utilizando o índice abaixo para escolher o que quer ler primeiro. 🙂
Boa leitura!
Então, o que é o Portal eSocial?
Da necessidade de unificar informações e eliminar burocracia, surgiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial em 2014, pelo Decreto n.º 8.373/2014.
É essencial ressaltar que a adoção deste sistema é obrigatória para todas as empresas, independentemente do tamanho ou do setor, e inclui todas as informações pertinentes aos trabalhadores.
Entre os dados que a plataforma centraliza, estão:
- Vínculo empregatício
- Folha de pagamento;
- FGTS;
- Contribuições previdenciárias;
- Escriturações fiscais;
- Acidentes de trabalho.
Para se ter uma ideia da praticidade do eSocial, antigamente todas essas informações eram gerenciadas em diferentes locais, formatos e sistemas. Com o Portal eSocial, basta informar todos os dados no mesmo lugar para gerenciar as diversas etapas da relação trabalhista.
Como fazer uma admissão no eSocial?
Com a implementação do eSocial, o processo de contratação se tornou mais digitalizado e exige atenção aos prazos e documentos necessários.
Passo a Passo para Admissão no eSocial
O processo de admissão no eSocial é realizado através do Evento S-2200, que reúne as informações do trabalhador e da admissão. Lembrando que todos os dados devem ser enviados ao eSocial até a véspera do dia de início da prestação de serviços do trabalhador. Por exemplo, empregado que começará a trabalhar no dia 10 deverá ter a informação de registro prestada no sistema até o dia 9.
Importante: O Evento S-2200 deve ser utilizado para todos os tipos de admissão, incluindo trabalhadores sem vínculo empregatício formal quanto funcionários estatutários, que são contratados através de concursos públicos para atuar em órgãos ou entidades governamentais e regidos por estatutos específicos.
Siga estes passos para realizar a admissão no eSocial:
- Acesse o Portal eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br) e faça login com seu certificado digital.
- Navegue até o menu “Empregador” e selecione a opção “Admissão/Cadastro”.
- Preencha o Evento S-2200 com as informações do trabalhador e da admissão.
- Anexe os documentos digitalizados exigidos.
- Valide e envie o evento.
- Salve o comprovante de envio.
Documentos Necessários para Admissão no eSocial
Para garantir uma admissão tranquila e sem pendências, tenha em mãos os seguintes documentos no momento da admissão:
- Cópia do RG
- Cópia do CPF
- Carteira de trabalho (física ou digital)
- Número do PIS/Pasep
- Foto 3×4
- Cópia do título de eleitor
- Carteira de habilitação (CNH) – se exigida para o cargo
- Cópia do comprovante de endereço
- Cópia do comprovante de escolaridade
- Registro profissional (se houver)
- Certidão de nascimento ou casamento
- Certidão de reservista (homens entre 18 e 45 anos)
- Atestado de saúde ocupacional
- Certidão de nascimento de filhos (até 21 anos)
- Carteira de vacina e comprovante de frequência escolar (filhos até 7 anos)
- Carta de referência (opcional)
Documentos Proibidos na Admissão
É importante ressaltar que o empregador não pode exigir os seguintes documentos durante o processo de admissão, sob pena de multas e penalidades:
- Exame de HIV
- Teste de gravidez
- Registros de endividamento
- Antecedentes criminais
- Documentos que comprovem que o candidato nunca processou uma empresa
É possível realizar uma admissão no eSocial fora do prazo estipulado?
Realizar uma admissão no eSocial após o prazo definido pelo sistema não é permitido. Conforme indicado anteriormente, o prazo para admissão se encerra um dia antes do início das atividades do trabalhador na empresa.
Descumprir esse prazo pode resultar em multas e sanções para a empresa, bem como complicações trabalhistas e previdenciárias para o empregado.
Portanto, é fundamental que as empresas monitorem os prazos estabelecidos pelo eSocial para assegurar a observância das leis.
Em situações que ocorram problemas na admissão do trabalhador, é possível fazer correções nas informações no eSocial, contanto que isso ocorra no prazo permitido pelo sistema.
Admissão eSocial e registro preliminar
A admissão ou registro preliminar pode ser feito considerando várias obrigações, como S-2200, S-2190, S-2300 e S-2298, que serão detalhados mais adiante.
S-220: cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador
O S-2200 é utilizado pelas empresas para comunicar ao eSocial a admissão de um novo colaborador.
Este documento inclui informações como nome completo, CPF, data de nascimento, detalhes sobre a jornada de trabalho, remuneração, e outros dados pertinentes.
S-2190: admissão de trabalhador — Registro preliminar
O S-2190 é o registro preliminar da admissão de um trabalhador, que as empresas devem enviar antes do S-2200, contendo dados como o nome completo do trabalhador, número do PIS e data de nascimento.
Este registro é crucial para que o eSocial valide as informações e minimize erros no processo de admissão.
S-2300: trabalhador sem vínculo de empregado/estatutário
O S-2300 é empregado para registrar o início do vínculo empregatício de um trabalhador estatutário.
Este documento deve ser enviado no momento em que o colaborador é contratado por meio de concurso público ou nomeação para um cargo público.
S-2298: reintegração
O S-2298 é utilizado para notificar a reintegração de um trabalhador, sendo enviado pelas empresas quando um empregado é reintegrado ao quadro de pessoal após ter sido demitido.
Penalidades por Atraso na Admissão no eSocial
Se uma empresa não fizer a admissão de um trabalhador dentro do prazo definido pelo sistema, ela pode enfrentar multas e outras penalidades. Essas penalidades podem variar bastante, dependendo do tipo de infração e podem ser bem altas.
Não registrar um funcionário no tempo certo no eSocial também pode criar problemas trabalhistas e previdenciários para o funcionário, dificultando a prova de vínculo empregatício e o acesso a direitos como férias, 13º salário, FGTS, entre outros.
Tecnologia em favor do RH
Há quem diga que, no futuro, todos seremos profissionais da área de tecnologia. Pode parecer exagero, mas o fato é que, a cada dia mais, os processos das mais diversas áreas são modernizados e adotam sistemas automatizados. Isso, aliás, é muito positivo quando vem para agilizar práticas, matar a burocracia e melhorar a qualidade de vida.
Seguindo o caminho de sistemas como o eSocial, pela digitalização dos processos de RH, a Benê também faz sua parte. Nossa plataforma provê diversas soluções para reduzir custos e aumentar a produtividade da sua operação de RH. Isso sem falar na melhora de indicadores como clima organizacional, turnover e bem-estar no trabalho.
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